iPon Hírek

A papír kora

Dátum | 2012. 09. 07.
Szerző | Jools
Csoport | IT VILÁG

Bár állítólag az internet és az elektronika korát éljük, a magyar cégek jelentős része továbbra is a „papírkorszakban” ragadt, legalábbis ez derül ki DMSONE és a GKIeNET közös kutatásából. A felmérés eredményei szerint a magyar közép- és nagyvállalatok mindössze egynegyede használ elektronikus dokumentumkezelő rendszereket. A többség ezzel szemben még mindig papír iktatókönyvekben tartja nyilván a beérkező dokumentumokat, az iratok cégen belüli megosztása pedig döntően fénymásolással és szkenneléssel történik. Ilyen körülmények között nem is csoda, hogy milyen gyakori probléma az iratok elvesztése.

A 2,5 milliárd forint feletti árbevételű vállalatok körében végzett felmérés érdekes eredményekkel zárult. Az egyes vállalatoknál átlagosan hetente körülbelül kétszáz új irat képződik, amelyeket aztán nyilvántartásba kell venni. A cégek 62 százaléka ezt továbbra is papíron oldja meg, 30 százalékuk pedig egyszerű táblázatkezelő rendszer használ erre a célra.


A vizsgált 115 vállalat negyedénél használnak dokumentumkezelő rendszert, további 17 százalék pedig rövidesen szeretné elkezdeni egy ilyen szoftver használatát. Úgy tűnik, hogy a vállalatok alkalmazottainak körében meglenne az igény az iratok valamiféle hatékonyabb kezelési módjára, de sokan nincsenek tisztában azzal, hogy erre milyen lehetőségek vannak. Az elektronikus dokumentumkezeléstől egyébként a határidők pontosabb betartását, a folyamatok felgyorsítását és a rengeteg irat kezelésének egyszerűsödését várják a cégek, érdekes módon az iratkezeléssel kapcsolatos költségek csökkenését csak a megkérdezettek negyede emelte ki előnyként.

Több cégnél okozott már problémát az, hogy az alkalmazott dokumentumkezelési gyakorlat nem felelt meg az érvényes jogszabályoknak. Gyakori gondot jelent az adatbiztonság sérülése is: a vállalatok 18 százalékánál már veszett el irat, 13 százalékuknál pedig megrongálódott valamilyen dokumentum. Varga László, a DMSONE operatív igazgatója szerint egy külön erre a célra létrehozott szoftver minden ilyen jellegű problémára megoldást jelentene: „Minden egyes beérkező dokumentum azonnal rögzítésre kerül egy központi adatbázisban, ahol a megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatársak bármikor hozzáférhetnek a munkájukhoz szükséges dokumentumokhoz.”
 

Új hozzászólás írásához előbb jelentkezz be!

Eddigi hozzászólások

17. NKing
2012.09.07. 10:22
Nem az a szomorú, hogy a vállalkozások egy részénél még ez van - mert náluk a verseny úgyis eldönti, ki marad életben és ki nem. Egy kisvállalkozónak nem feltétlenül van szüksége drágán bevezetett elektronikus nyilvántartása, vagy ERP illetve CRM rendszerre - ezt neki kell tudni annak függvényében, hogy milyen területen tevékenykedik.

Ezzel szemben nagyon is szomorú, hogy a közigazgatásban, a hivatali eljárásokban, a felszámolással és végelszámolással kapcsolatos ügyintézésben, a földhivatalokban és a NAV-nál még mindig foggal-körömmel ragaszkodnak a papírhoz. Ez sokszor olyan abszurd dolgokat szül, hogy egy-egy beadványt boríték helyett postai csomagként kell feladni. Vagy vegyük pl. a kényszeres fénymásolási mániát, ami horrorisztikus méreteket ölt a hivatali ügyeknél.

Persze amíg a fejesek őskövületek lesznek és annyit se tudnak, hogy hogy kell bekapcsolni egy számítógépet, addig ez nem nagyon fog változni. Mert ők csak abban bíznak, amit kézzel meg tudnak fogni. Pedig létezik digitális aláírás, biztonsági mentés, távoli elérés, felhő, WAN hálózat (kihasználatlanul) stb.
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
16. DogTheDog
2012.09.07. 10:39
NKing:

Ugyanezt akartam irni.A kozigazgatas szaz evet van elmaradva technologiailag.
Amig nyugaton az ember emailezi a scannelt papirokat az irodanak,az pedig az alapjan gyorsan elvegzi a dolgat,addig otthon mindenrol papir alapu masolat es szemelyes megjelenes(sorban allas) a meno.
Meg a nagykovetsegunk is ilyen szanalmas eszkozokkel es feldolgozasi idovel mukodik.
Majdnem elsirtam magam,amikor az utlevel igenylo lapot a nagykovet ur boritekban postazta haza leigazoltatni,es ugy is erkezett meg vissza az igazolt irat.A scan-email paros tiszta sci-fi ugyebar.De ha atalnanak,akkor ki kellene szorni a 2/3-at a haszontalan munkasaiknak,es azt nem engedhetik meg gondolom.
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
15. agyturbini...
2012.09.07. 11:07
Hat hogy van osszehasonlitasi alapom(DogTheDog gondolom te is kulfoldon elsz), igy azt mondom egy katasztrofa. Szinte Barmit el lehet intezni egy kitoltott PDF es a szemelyazonossagot igazalolo masolattal(a hiteles masolat ott keszul a ahol TE akarod a hitelesites meg ingyenes a REndorsegen, postan, gyogyszertarban). M.o van az ugyfelkapu, de egyszer azert is ki kell tolteni kismillio urlapot, es sorban kell allni megha egyszer is. A masik Telefonon is mindent el lehet intezni, akar banki atutalast, akar iskolaba beiratkozas, vagy telefon szerzodes modositast...nem ertem mi ezen a bonyolult Es itt is kismillio ugyfelszolgallatos dolgozik...
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
14. Sytyx
2012.09.07. 13:03
Dolgoztam hivatalban, tudom milyen utat tesz meg egy számla, mire elkerül helyére. A számlához kell csatolni minimum kettő plusz papírt. És legalább három különböző nyilvántartásban szerepelnie kell. Ez csak a könyvelési része egy darab számlának.
Ezzel szemben egy vállalkozásban a számla nem kap plusz papírt és egy darab nyilvántartásba kerül bele.
Mindkét esetben könnyű megtalálni a számlát. Adott adatokat megtudni róla, a számla elővétele nélkül. Csak a vállalkozói szegmensben mindez gyorsabb és egyszerűbb. Minden esetben a vezetőség döntése, hogy milyen elven működik a rendszer. De a vezetők ténylegesen nem ismerik a technikát, amelyet így kihasználni sem tudnak. Plusz nem látnak tovább az orruknál és képtelenek a hivatalban két-három évre előre gondolkodni. Azt hozzá se kell tenni, hogy milyen hatalmi harcok mennek odabent, ami miatt képtelen beismerni neked a főnököd, hogy sík hülye egy adott feladat elvégzésére, de inkább kínlódik vele három napot, mint segítséget kérjen és megold neki fél óra alatt. Kb ezért tartunk itt.
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
13. _DiEGO_
2012.09.07. 13:43
Csak egy egyszerű eset : adott egy srác elvégezte gimit , megy továbbtanulni , elvégezte , főiskola .....

Lényeg : egy maszat családi pótlékhoz mennyi dukumentáció szükséges ! Sőőőt , ha már adott is volt a csalpótlék / megszakították , de ujból jár/ IGÉNYELNI kell - még a születési anyakönyvi kivonat , TB kártya meg amennyi papírról kell a másolat újra , röhejes !
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
12. bizsu17
2012.09.07. 14:17
Ez a dolog azért nem ennyire pofonegyszerű, hogy hiteles másolat, meg elektronikus aláírás, stb. Egy digitális doksit is lehet hamisítani. Másfelől nem elég, hogy a készítő elektronikusan tudjon aláírni, a fogadónak is el kell tudnia azt olvasni. Ennek ugye szoftveres feltételei vannak. Ebben a régióban meg a jogtiszta, hitelesített szoftverek használatát nem mindenki engedheti meg magának. Még egy szempont: az archiválás. Nincs semmi garancia rá, hogy az ilyen-olyan tükörszerver, anyámkínja biztonsági mentést nem viszi el egy elektromos vihar - igaz a levéltár is leéghet (de a papírok egy részét talán meg lehet menteni).
Megint másik dolog: adattitkosítás. Onnantól hogy egy dokumentum digitális formájú, az Isten sem menti meg attól, hogy egy jókezű hekker megszerezze. Vagy a figyelemtlen Icuka véletlenül rossz címzettet ír be az emailjébe, és másnap már virít a csatolmány a neten. (Igen, papírlevélre is lehet rossz címzettet írni). Szóval tényleg gyorsabb az elektronikus adatkezelés, de nem csak nálunk, máshol sincsenek meg a használatához a bombabiztos, bárki által megfizethető feltételek.
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
11. noPublicFG
2012.09.07. 15:49
bizsu17

Azért volt olyan hosszú a sötét középkor, mert így gondolkodtak az emberek mint most te...
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
10. NKing
2012.09.07. 16:39
bizsu17: Gondolom sejted, hogy ahol megköveteli a dokumentumok biztonsága, ott az archiváló hálózat nincs közvetlen összeköttetésben az internettel. Az intranetet meg "hekker" legyen a talpán, aki kívülről feltöri

Amúgy meg szvsz egy digitális formában tárolt, napi/óránkénti/akármilyen biztonsági mentéssel és redundáns szerverekkel őrzött dokumentum nagyobb biztonságban van, mint bármilyen papír. Értem ezt a környezeti csapásokra is. Arról nem beszélve, hogy míg a papírt Icuka könnyedén elkeveri a papírhalomban, addig az archivált, gépen bejegyzésekkel ellátott doksikat nehéz lenne elhagyni.

(bár hallottam már olyan esetet, amikor kompetens munkatárs véletlenül behúzta az egyik mappát a másikba, és utána kétségbeesetten futott rendszergazdához, hogy jaj, mi történt, eltűnt Az informatika nem pótolja a szakértelmet )
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
9. Fzoltan
2012.09.07. 17:52
Látom, nagyon sokan nem, vagy alig dolgoztatok vállalatoknál... Semmi köze az ERP rendszernek ahhoz, hogy hol, mennyi papír van. A cikk is megalázóan említi az Excel táblázatokat... Én egy őskövület cégnél dolgozom kevésbé őskövület vezetők alatt, mégis sikerült elérni azt, hogy nagyon, azaz NAGYON sokminden végre Excel táblázatban legyen tárolva, illetve sok szerződés (mivel alá kell írni - a digitális aláírás szinte sehol sem terjed) végre csak szkennelt állapotban létezik (megy a papírhulladékba). Van egy vevőnk, aki ~15 éve ERP rendszerrel dolgozik, nem azt mondom, hogy rossz, de nagyon sok probléma van vele. Az, amit papíron elintézel 1-2 perc alatt saját magad, egy ERP rendszerben (ha nem tartozik a rutinhoz) jóval több időt vesz igénybe. Az ERP rendszerek jelenleg ott tartanak, hogy ahol sorozatgyártás van (értsd: néhány termék gyártódik, minimális változással az évek során, de nagy mennyiségben), oda már vannak kész megoldások. De egy kis- és közepes gyártó cégnél? Vagy talán egyedi gyártás esetén? Bizony, ez a döntő többség. Ide még messze nem születtek normális megoldások. Ilyen esetekben bizony papíron sokkal könnyebb és gyorsabb ügyet intézni, mint egy ERP rendszer esetén.
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
8. Balucsek
2012.09.07. 21:32
bizsu17: a papír alapút sokkal egyszerűen "felhekkelik" mint a digitálisat... Nem kell más mint egy óvatlan helyen hagyott papír és Józsi bácsi a vízcsapszerelő már meg is leste munka közben a teljes éves árbevétel kiadás és egyéb doksikat. Míg egy megfelelően titkosított dokumentumot jelenlegi technikával több száz évbe is beletelhet visszafejteni, persze úgy ha hozzá fér az illető a fájlhoz és nem lokális hálózaton tárolják.
A netre kirakott fájlokra is vonatkozik ugyan ez hiába rakja ki Gizike ha levan jelszavazva, míg a papír alapút bárhol el lehet keverni postán jön rosz helyre dobják be, szomszéd végigolvassa, majd rájön, hogy hupsz ez nekem jött. Vagy gizike viszi haza a könyvelést befejezni, a kocsi tejetére lerakja míg a retikülből előkerül a kulcs közben a jön a főnök udvarol neki egy sort és a végén a kocsi tetején felejti a papírokat hazafelé...
Szóval az elektronikus megoldások még a hanyag módon betartott házirend esetén is nyújthat valamennyi védelmet.
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
7. bizsu17
2012.09.07. 22:58
Kollégák asszem, aki itt fórumozik, mi mind a digitális világ hódolói vagyunk, én magam is nagyságrendekkel jobbnak, gyorsabbnak tartom az elektronikus adatkezelést és mindent elektronikusan intézek, ha tehetem, és igen, jó, hogy vége a sötét középkornak röviden nem tudom elmondani mi az, ami mégis aggaszt ezzel a "műfajjal" kapcsolatban, úgyhogy inkább el sem mondom
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
6. Fzoltan
2012.09.07. 23:01
Balucsek: Ezek hülye példák. Ilyenek meg sem történnek a valóságban. A vízszerelőt sem fogja érdekelni az éves bevétel, mert egyrészt azt mindenki megtudhatja, ha akarja és egyébként sem tud vele mit kezdeni... A papír is ugyanolyan biztonságos, mint az elektronikus verzió, túl van lihegve az egész történet. A leggyengébb lánccszem továbbra is az ember. Ha van egy ismerősöm egy cégnél, nem fogok se a neten, se az irodában utánanézni bárminek is... és miért ne lenne 1 ismerősöm mindenhol? Vagy ismerős ismerőse?
Az egész arra megy ki, hogy mindenki vegyen minél több szoftvert. Meg akarom tudni valakinek a vevőit? Felmegyek a honlapjára és megnézem a referenciáit... Ha akármilyen infót is megtudok a másikról, általában nem megyek vele semmire.
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
5. Fzoltan
2012.09.07. 23:02
bizsu17: Aki itt fúrumozik, néhány kivételtől eltekintve még egy darab cégnél sem dolgozott... vagy nagyon rövid ideig van a piacon...
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
4. prohlep
2012.09.08. 17:23

"kompetens munkatárs véletlenül behúzta az egyik mappát a másikba"

grafikus interfész ilyenek miatt sem felhasználóbarát

interfész bizonytalanság miatti adatvesztés a megvetett parancssoros interfészeknél sokkal kisebb

 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
3. prohlep
2012.09.08. 17:25
bizsu17 véleménye tűni számomra profinak és élettapasztalattal telinek
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
2. I.Jozsef83
2012.09.08. 20:21
Szerény véleményem , hogy még kb 8-10 év amikor olyan vezetése lesz az országunknak , akiknél már nincs fenn szemellenző és igen , menni /haladni kellene a korral , fejlődni fejben is és nem csak azon dolgozni hogyan lehetne még jobban kizsigerelni, ellehetetleníteni egyszerű embereket rossz döntéshozatalokkal/törvényekkel. Mindigis az egyszerűbb megoldás volt az előnyösebb , de úgy próbálnak okoskodni , hogy nekik az zsebre menjen , nem számít hogy mekkora kárt okoznak ezzel környezetünkben is . Nem a sivatag termeli az oxigént ... Lehetőség adott , éljünk már vele . 2012
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!
1. Fzoltan
2012.09.10. 17:47
prohelp: Mint a céges fejlesztésekben aktívan részt vevő és a számítástechnika irányt fogékony ember mondom neked: Túl van dimenzionálva az egész. Vegyél. Vegyél és vegyél. Erről szól az egész. Vannak nagyon jó oldalai a különböző ERP rendszereknek, de egy biztos: a biztonság nem tartozik közéjük.
"interfész bizonytalanság miatti adatvesztés a megvetett parancssoros interfészeknél sokkal kisebb"
Persze, és mennyi időt veszt azzal valaki, hogy bepötyög egy parancssort, minthogy áthúzza az egyik mappát a másikba?
 
Válasz írásához előbb jelentkezz be!